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【管理制度】荆门市漳河新区漳富投资发展有限公司公文管理制度

发布时间:2017年08月21日 浏览总数:

公文管理制度


为规范公文管理,加快公文传阅,处理速度,防止泄密、失密现象的发生,现制定公文管理规定如下:

第一条  公文的签发

凡是以公司名义发出的文件,均由公司主要负责人签发;党委文件由党委书记签发。

第二条  办文程序

(一)办文程序为:拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、分发、存档。

(二)公司发文由各职能部室负责起草,注明起草年月日,拟稿部室负责人核稿签字。以行政、党委名义印发的文件一律经办公室核稿后统一编号,呈领导审批签发。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后分发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

(三)公司所有对外发文应登记,由办公室文书处理人员填写《发文登记表》;收文由办公室文书处理人员填写《收文登记表》。

(四)公司与有关部门联合发文,由经办部门起草,办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后分发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。

第三条  公文收发、传阅

(一)办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作,各项工作具体要求是:

分类:应按文件的内容分类,填写《收文处理签》(附件4)和《发文处理签》(附件5)后送公司领导阅。

编号、登记:一般按文件的密级和已有的编号登记。


传递:文件一般先递送公司领导,公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批,后递送有关业务部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件,可直接先送有关部室或相关的公司领导,送阅文件者均不能压拖文件,做到当日送急件,当日转签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。

归档、保管:按国家现行文件管理规定执行。

(二)办公室文书处理人员负责对文件的传阅进行跟踪管理,准确掌握文件流向。

(三)在文件传递过程中应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带出公司,未经许可不得复印、摘抄或借他人阅看。传阅人和办理人应妥善保管文件,不得遗失、污损、差页。文件在各部室的传阅时间不得超过24小时。

(四)对领导批示要求办理的文件,承办人或承办部室应抓紧落实,在要求时间内办结。办公室负责督促,并通报工作情况。

(五)传阅完毕或办理完毕的文件,文书处理人员应及时收回归档。涉及部室业务的文件,由该部室复印留底。

第四条  办文中注意事项

(一)起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,力求内容确实、观点明确、用词简炼、标点正确。

(二)请示的事项,应“一文一事”,明确提出自己的建议和意见,对某些意见不一致的问题,应如实反映,便于上级机关审定。上级的文件或呈批件,上级机关批示或批文后的工作,由经办部门负责联系并送公司领导阅后存档。

(三)公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,交档案人员归档。办公室送阅的文件,传递人员不得随意抽取和保存存档材料。

(四)精简文件,提高办文质量和效率,要严格控制发文范围和发文数量,可发可不发的文件,坚决不发;能用电话或当面商谈解决的问题,不要行文;该发的文件,应尽量事先商定,取得一致意见,加快办文速度。
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